会議の効率を劇的に向上させる方法

2025年2月16日

会議の効率化に革命を！総務担当者が知っておくべきIFP活用術～DX推進の切り札として、ハイブリッド会議にも最適～

日々の業務の中で、「会議が長引いて予定通りに進まない」「結局何も決まらずに終わってしまう」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか？

会議は、情報共有や意思決定を行う上で重要な場ですが、ダラダラと時間が過ぎていくような会議は、参加者のモチベーションを低下させるだけでなく、業務効率も悪化させてしまいます。

特に最近では、対面とオンラインの両方の参加者がいる、いわゆるハイブリッド会議を実施する機会も増えています。ハイブリッド会議では、オンライン参加者とのコミュニケーションがスムーズに行えるかどうかが、会議の成功を左右する大きな要因となります。

そこで、今回は会議の効率化に役立つツールとして、近年注目されている「IFP（インタラクティブ・フラット・パネル）」をご紹介します。IFPは、単なる会議の効率化ツールとしてだけでなく、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上でも重要な役割を果たし、さらにハイブリッド会議にも最適なツールとして注目されています。

IFPとは？

IFPとは、大型のタッチパネルディスプレイのことで、電子黒板のように使うことができます。従来のプロジェクターとスクリーンを使った会議とは異なり、IFPには以下のようなメリットがあります。

操作が簡単: マウスやキーボードを使わずに、指やタッチペンで直接操作できるため、誰でも簡単に使いこなせます。
情報共有がスムーズ: プレゼンテーション資料や議事録などをリアルタイムで共有できるため、参加者間の情報共有がスムーズになります。
インタラクティブな議論: 参加者が直接画面に書き込んだり、図や表を編集したりできるため、インタラクティブな議論が促進されます。
ペーパーレス: 資料をデータで共有するため、紙の使用量を減らすことができます。
カメラ・マイク内蔵: 近年では、Webカメラやマイクを内蔵したIFPが登場しており、ハイブリッド会議をスムーズに行うことができます。

IFPで会議はどう変わる？具体的なシーンで解説

IFPを導入することで、会議はどのように変わるのでしょうか？具体的なシーンで見ていきましょう。

【シーン1：営業会議（ハイブリッド会議）】

営業会議では、売上目標の達成状況や顧客からのフィードバックなどを共有します。IFPを使えば、売上データをグラフで表示したり、顧客の声をリアルタイムで共有したりすることができます。また、オンライン参加者もカメラを通して会議の様子を見たり、マイクを通して発言したりできるため、一体感のある会議を実現できます。

【シーン2：企画会議】

企画会議では、新商品のアイデアやキャンペーン企画などを検討します。IFPを使えば、参加者が自由にアイデアを書き出したり、図やイラストを描いたりすることができます。また、複数のアイデアを比較検討したり、投票機能を使って最適なアイデアを選んだりすることも可能です。

【シーン3：役員会議】

役員会議では、経営戦略や重要事項の決定を行います。IFPを使えば、プレゼンテーション資料をスムーズに表示したり、議事録をリアルタイムで作成したりすることができます。また、参加者が重要なポイントに直接マーカーを引いたり、コメントを書き込んだりすることで、議論の効率を高めることができます。